Del av Mintzberg on Management – Inside Our Strange World of Organizations, Henry Mintzberg, 2007
Företag är olika, men inte hur olika som helst! Mintzberg grupperar företag i fem arketyper och förklarar hur de styrs och vilka egenskaper de har. Det är mer spännande än det låter!
Mintzberg var en av de första akademikerna att beskriva hur företag kan styras på andra sätt än rent formella.
Överblick
Mintzbergs arketyper beskrivs med hjälp av organisationens fem delar, se bild nedan (alla bilder är från www.lindsay-sherwin.co.uk).
I grunden finns driften – Operating Core – där varor eller tjänster produceras. I princip alla har också en högsta chef – Strategic Apex. När företaget växer behövs mellanchefer – Middle Line – som länkar Operating Core med Strategic Apex.
De flesta större verksamheter har också staber som ligger utanför linjens hierarki. En sorts stab – Technostructure – bygger strukturer i företaget och kontrollerar att de efterlevs (ekonomi, teknik, etc). En annan sorts stab – Support Staff – erbjuder tjänster till övriga (lunchrum, juridisk rådgivning, utbildning, etc). Begreppet myntades innan ”support” betydde IT-stöd.
Om man inte får ihop de olika delarna så kommer de att dra åt olika håll. Drivkraften hos alla är att öka sitt eget inflytande.
Strategic Apex – vill centralisera
Technostructure – vill standardisera
Support Staff – vill samverka
Middle Line – vill dela upp verksamheten mellan sig
Operating Core – vill utveckla sin yrkesskicklighet (och därmed minska risken att bli överkörd av de andra).
En organisation behöver inte vara helt renodlad i en arketyp utan det händer att man också har inslag av flera.
Delarna har olika tyngd i de fem arketyperna som nu beskrivs nedan med sina främsta för- och nackdelar.
The Entrepreneurial Organization
Här finns en toppchef som har greppet. Den vanligaste arketypen bland mindre företag, enligt Mintzberg.
Nyckeldel: Strategic Apex.
Styrs: Alla beslut tas högst upp.
Koordinering: Koordinering sker genom att alla beslut passerar genom samma hjärna!
Stabernas roll: Inga staber, man får klara sig själv därute.
Mellanchefer: Finns nästan inte heller.
Fördelar: Obyråkratiskt, snabbt, flexibelt. Ofta effektivt också, med låga kostnader.
Nackdelar: Beroende av ett fåtal personer i toppen, använder inte allas kunskap, kan inte bli så stort.
Utveckling: Organisationen kan vara väldigt innovativ, det hänger på toppskiktet. Utveckling drivs av toppcheferna som ofta deltar aktivt i implementeringen så de kan justera strategin efter hand.
Arketypen Entrepreneurial är vanlig i nystartade företag och i krissituationer. Det finns ofta en karismatisk ledare i toppen med en stark vision och/eller goda kundkontakter.
The Machine Organization
En klassisk hierarki, den vanligaste arketypen i större företag.
Nyckeldel: Technostructure
Styrs: Genom strukturer, system och en stark hierarki.
Koordinering: Koordinering sker genom att arbetsprocesserna är standardiserade och genom ”kaskadering” genom chefsnivåer.
Stabernas roll: Starka staber eftersom Operating Core bara ska behöva fokusera på sin del av driften.
Mellanchefer: Mellanchefer har tre jobb:
- Lösa konflikter när något faller mellan stolarna, för det finns inga mekanismer för informell konfliktlösning.
- Implementera instruktioner och standards (nedåt).
- Kanalisera rapportering (uppåt).
Fördelar: Genomtänkt, förutsägbart, lika för alla, effektivt när allt går enligt plan.
Nackdelar: Trögt att ändra, svårt för enskilda att påverka, lika för alla blir ibland väldigt trubbigt, ineffektivt när man inte kan agera enligt plan.
Utveckling: Utveckling drivs av toppcheferna och/eller staben och implementeras sedan i driften. Det gör justeringar svåra, det måste vara rätt från början.
Arketypen Machine är särskilt vanlig i tillverkande företag och i äldre företag. Det är ett producerande system, inget problemlösande system.
Machine är avsiktligt svår att förändra. Det ska ju inte gå att ändra det som högre upp beslutats vara det bästa.
I förändring så kommer systemet att slå bakut och chefer är de enda som har mandat att hantera det. Därför får chefer en enorm arbetsbörda att ”släcka bränder” och hinner inte med att driva själva förändringen.
The Diversified Organization
En uppstyckad Machine. Divisionerna kan vara allt från säljorganisationer på olika geografiska områden till fristående dotterbolag utan egentligt samband.
Nyckeldel: Middle Line
Styrs: Genom krav från Strategic Apex på divisionerna (eller om det är dotterbolag). Inom divisionerna är det ofta Machine som gäller och ibland Entrepreneurial. De andra arketyperna är inte så vanliga här.
Koordinering: Så kallat Standardized Output, alltså att Strategic Apex ställer till exempel avkastningskrav på enheterna.
Stabernas roll: Små staber eftersom det mesta ligger i divisionerna. Större Support Staff (som stöttar och samordnar) än Technostructure (som försöker styra upp, det är divisionerna för starka för att gå med på).
Mellanchefer: Mellanchefer är väldigt starka, har egna staber och bestämmer relativt självständigt hur de ska uppfylla kraven som ställs på dem.
Fördelar: Bolagiserade divisioner sprider risk för moderbolaget och gör det enklare att förvärva och avyttra enheter.
Nackdelar: Kostnadsdrivande genom att resurser läggs på dubbla staber. Divisionerna är svårstyrda och det blir inga synergier mellan dem, men man har ändå en del samordningskostnader.
Utveckling: Utveckling drivs främst i divisionerna.
The Professional Organization
En organisation där de självständiga specialisterna står i centrum. ”Man kan nästan vara egen företagare fastän man får lön.”
Nyckeldel: Operating Core, man arbetar nära kunderna men inte så mycket med kollegorna.
Styrs: Knappt! Specialisterna styr i hög grad sig själva. Kvalitetsnivåer är svåra att mäta, så det är svårt att målstyra. Dessutom är ofta specialister är lojala med sin profession snarare än med sin arbetsplats och skyddar gärna sina kollegor.
Koordinering: Koordinering sker genom att kunskapen är standardiserad genom en viss utbildning, yrkeskodex eller liknande.
Stabernas roll: Mycket Support Staff. Specialister är dyra, så det är rationellt att backa upp dem med service och stöd. Ingen stor Technostructure (specialisterna motsätter sig uppstyrning).
Support Staff kan drivas enligt Machine-principer till skillnad från de friheter som specialister får.
Mellanchefer: Ingen egentlig arbetsledning behövs, så Operating Units kan vara väldigt stora med få chefer.
Fördelar: Nära kundrelationer och stort kundengagemang, man utvecklar sin skicklighet, yrkesmässig stolthet
Nackdelar: Ingen kan kontrollera kvaliteten, svårt att koordinera insatser, svårt att driva innovation.
Utveckling: Små kvalitetsförbättringar sker ständigt hos de enskilda specialisterna men på övergripande nivå ändras mycket lite. Innovation kräver att man ifrågasätter etablerade sanningar och blandar kunskapsområden. Inget av det händer i en Professional Organization.
Kunskap ger auktoritet, inte position som i de föregående arketyperna.
Kundprocessen består normalt av både diagnos och därtill hörande åtgärd (till skillnad från Machine som erbjuder en viss lösning till alla). Om diagnosen inte självklart leder till en rekommenderad åtgärd så krävs den friare Innovative Organization (nedan).
I offentliga sektorn (där t ex sjukhus och universitet brukar vara Professional) försöker man ibland effektivisera med hårdare kontroller. Tre exempel:
- Direkt styrning (som i Entrepreneurial) går inte när den som styr inte har all information om varje enskild kund/diagnos/beslutad åtgärd/justerad åtgärd.
- Standardiserade processer (som i Machine) fungerar dåligt eftersom det stora värdet av specialisten är att kunna anpassa åtgärden exakt till kunden.
- Administrativa åtgärder kan inte stoppa en inkompetent specialist från att göra fel, bara minska effektiviteten hos kompetenta specialister. Svårt att vara Landsting! Eller chef för revisorer.
The Innovative Organization
En kreativ verksamhet i snabb förändring.
Nyckeldel: Support Staff
Styrs: Mer med vision och ambition än med kontroll. Makt flyter till den högsta koncentrationen av just nu mest relevant kunskap. Sedan flyter den vidare.
Toppledare ägnar mycket tid åt att följa viktiga projekt.
Koordinering: Medarbetarna koordinerar sig själva med varandra.
Stabernas roll: Mycket Support Staff som backar upp de olika grupperingarna.
Support Staff kan här inte drivas enligt Machine-principer till skillnad från Professional ovan.
Mellanchefer: Ofta en matrisstruktur. Ordet ”struktur” ska tolkas ganska fritt!
Ledare ägnar sig åt att skapa samband, inte att ge instruktioner. Ofta många ledare av olika sort – funktionsledare, projektledare, sambandsledare, etc.
Fördelar: Kreativ och dynamisk, kan genomföra förändringar mycket snabbt.
Den enda organisationsform som samtidigt är mer demokratisk och mindre byråkratisk. Högt motiverade medarbetare.
Nackdelar: En hel del kaos och bortslösade resurser. ”Effectiveness is achieved at the price of inefficiency.”
Inte så bra på att göra vanliga saker.
Utveckling: Snabb utveckling i stort och smått, en del med verklig höjd. Klarar snabb, organisk volymtillväxt.
En framgångsfaktor är att kunna blanda folk med olika kunskaper och erfarenheter. Därför finns inga strikta avdelningsgränser, ingen generell arbetsfördelning och mycket lite av planerings- och kontrollsystem.
Man är noga med att inte separera beslut från implementering (alltså i motsats till Machine). Detta för att organisationen snabbt ska kunna anpassa sig på ett kreativt sätt till förändringar i omgivningen.
Här gäller Emergent Strategy (läs mer om det här), alltså att strategin utarbetas efter hand och att initiativet till den kan komma nerifrån organisationen. Det kan också förekomma också i Professional men bara undantagsvis i de andra.
Enligt Mintzberg tenderar The Innovative Organization att med tiden formaliseras till en av de andra arketyperna.
Två till
Mintzberg lägger senare till två typer av organisationer – Missionary och Political. Dessa två särskiljs inte genom sina strukturer som de fem arketyperna, utan genom att de har andra drivkrafter än affärerna – ideologi eller interna maktkamper.
Både ideologi och maktkamp finns ju i många organisationer, men i extrema fall så påverkar de företaget mer än vad grundstrukturen gör.
- The Missionary Organization är en värderingsdriven organisation. Grundformen är en av de fem ovannämnda, vanligen Entrepreneurial eller Innovative.
Fördelarna är att de starka värderingarna (om de är sunda) skapar sammanhållning och ersätter en del av den vanliga styrningen.
Nackdelen är att det kan bli konserverande om alla nya förslag bemöts med ”det där stämmer inte med vår ideologi”. - Den maktspelande organisationen kallas av Mintzberg för The Political Organization, och det engelska ”politics” betyder här maktkamp, intriger och konflikt. Maktspel är nästan alltid destruktivt, därför finns Political oftast bara under en begränsad tid (utom i verksamheter som har monopol eller extremt gynnsamt konkurrensläge). Maktspelande finns nästan inte hos Entrepreneurial och finns begränsat i Machine och Diversified där den formella makten är stark. Professional och Innovative har däremot rätt svaga centralmakter och där är risken störst . Den som har lägst tolerans för beteendet i Political är Missionary.
Nackdelen med Political är att intrigerna tar massor med energi och att nödvändigt internt samarbete försvåras.
Fördelen är att det ibland driver på nödvändiga förändringar som hindras av den legitima maktstrukturen.
Lärdomar
Man kan gruppera organisationer enligt fem arketyper som har olika fördelar och nackdelar.
- Entrepreneurial som är flexibel, obyråkratisk och effektiv när den inte är för stor – men toppstyrd och sårbar avseende nyckelpersoner.
- Machine som är genomtänkt, förutsägbar och effektiv när omgivningen är stabil – men fyrkantig och trögrörlig när omgivningen ändras.
- Diversified som är lätt att bygga ut (eller krympa) och som ger stor frihet till divisionschefer – men som är kostnadskrävande och det blir lätt internfokus i ledning och stab.
- Professional som tar väl hand om specialister och deras kunder – men svår att styra och samordna.
- Innovative som är kreativ och dynamisk – men lätt kaotisk och oförutsägbar.
Dessutom finns ytterligare två varianter som kan kombineras med de fem arketyperna.
- Missionary som styrs med värderingar, vilket är bra om värderingarna är sunda.
- Political som är full av maktspel och konflikter, vilket nästan aldrig är bra.
Om författaren
Henry Mintzberg är en kanadensisk professor (McGill University i Montreal) som skrivit mycket om organisationsformer och deras olika sätt att bedriva strategiarbete. Han var tidig med att ta avstånd från den överdrivna tron på detaljerad formell styrning som var allenarådande när han började forska på 70-talet.
Köp boken på Adlibris här, eller på Bokus här.
Liza Rudolfsson skriver om företagsutveckling nästan varje månad. Nästan.
Prenumerera på www.makeprogress.se/prenumerera och få nya inlägg direkt i mailen.