Del av Mintzberg on Management, Henry Mintzberg, 1989
Först tänker man ut en strategi och sedan genomför man den, eller? Kanske!
Det finns också företag som lyckas få allt att hända överallt, till synes spontant och utan att tappa tydlighet och riktning.
Mintzberg introducerade uttrycket Emergent Strategy (”uppkommen strategi”) för att beskriva hur strategiarbete kan vara att ledningen skriver ned det som redan händer.
Intended Strategy
Termer som ”strategiarbete” associeras ofta med processen att man först sätter mål för vad man vill göra, sedan kommer på ett sätt att ta sig till målen, skapar en plan för hur det hela ska utföras i praktiken, distribuerar planen till dem som ska utföra arbetet samt metodiskt följer upp att planen följs. Strategiarbete på det viset kallas Intended Strategy (”avsiktlig strategi”) och dominerar fortfarande, i alla fall i språkbruket.
Inget fel med det! Det fungerar utmärkt ibland.
Men det finns andra sätt att gå tillväga som blir allt vanligare. Alternativen handlar om att – i olika hög grad – låta den berömda verkligheten löpande tränga in i strategiarbetet i stället för att värja sig mot allt som inte står i den plan man har gjort.
Jag raljerar lite, men det är ju bara mänskligt att bli irriterad om man har lagt ner en massa jobb på att göra en bra plan, och så förstörs den bara för att kunder kommer på att de vill ha något annat, att konkurrenterna sänker sina priser eller att konjunkturens vänder.
Ju mer resurser man har investerat i sin plan, desto mindre villig är man att ändra i den.
Det finns en psykologisk aspekt här också. Om man tycker att riktigt strategiarbete bedrivs som Intended Strategy ovan, och utfallet sedan inte stämmer med planen, då är ju det dåligt! Antingen har man planerat dåligt eller så har genomförandet varit dåligt. Det gäller att bemästra verkligheten, inte att låta sig påverkas av den.
Fram till en bit in på 80-talet var det helt självklart att företag skulle styras strikt formellt, i bästa fall med medarbetarna som kuggar ”i en perfekt maskin”. Mintzberg var en av de första forskarna som ifrågasatte den bilden och letade efter alternativ till den.
Vi återkommer till hans organisations-arketyper vid senare tillfälle. Idag handlar det om Mintzbergs beskrivning av Emergent Strategy som alternativ till ovan nämnda Intended Strategy.
Strategi är här ett ganska vitt begrepp som betyder ”principer för hur vi arbetar” och ”utvecklingsriktning”. Mintzberg beskriver det som en gradvis utveckling av metoder, att man skapar mönster för sitt arbete.
Emergent Strategy
Emergent Strategy är ett sätt att bedriva decentraliserad affärsutveckling och är vanligast i företag där viktiga kunskaper är utspridda på många medarbetare, till exempel där medarbetarna är specialister eller har kreativa yrken. Det förekommer också i företag där många medarbetare har kundkontakt, och därför snabbt kan reagera på skiftningar i kundbehov.
Mintzberg lanserar begreppet gräsrotsstrategi för att förklara hur strategiska beslut kommer inifrån organisationen. Sedan nyanserar han sig med att det inte bara är gräsrötter som kan komma med lösningar och att ledningen ändå måste ge några generella riktlinjer för att det hela ska fungera. Han förklarar också att ledningen, när de tar ett strategiskt initiativ, gör det under intensiv markkontakt med verksamheten på fältet.
Jag föredrar begreppet Multi-Point Development och tycker att det bättre beskriver att både gräsrötter och andra nivåer i organisationen är inblandade.
Två saker kännetecknar Multi-Point Development. Det ena är att det finns en generell riktning som är tydlig för alla – vad vi är och gör, vad vi inte är och gör, samt vart vi ska. Det andra är att det finns någon sorts process för hur strategin formas. Ledningen skapar alltså en struktur (som kan vara mer eller mindre lös) för arbetet men överlämnar åt medarbetarna att fylla den med innehåll.
Minzberg kallar strukturen för en Umbrella Strategy (”paraplystrategi”) som ger ramar och riktning för hur utvecklingen ska ske. Sedan kan ledningen betrakta de strategier som utvecklas och använda paraplyets kriterier för att uppmuntra eller avveckla.
Multi-Point Development är den utvecklingsform som bäst passar för personer som inte tycker om vare sig starka strukturer eller tydlig koncentration av makt. Det passar förstås inte alla, och Mintzberg påpekar att det finns de som påstår sig gilla den friare organisationsformen utan att egentligen passa där.
Tänka och göra
I en Intended Strategy är det självklart att det är vissa som tänker och andra som utför. Nyckeln i Emergent Strategy är i stället att inte ”skilja tänkandet från görandet”.
Sex fenomen som kännetecknar en Emergent Strategy enligt Mintzberg:
Ogräs
Idéer och tester uppstår först som ogräs utan särskild styrning. Mönster får uppstå utan samordning eller likriktning. Det är viktigt att inte nypa av gräsrotsinitiativ för tidigt. Det mesta ser dåligt ut från början.
Överallt
Initiativ uppstår där problem eller möjligheter först blir synliga.
Efter hand provar man nya sätt att hantera en fråga. Man försöker inte planera idéarbetet så mycket, men det blir ändå ofta så att samma typer av frågor hamnar i fokus hos flera under en period.
Med god intern rörlighet kan olika enheter jobba vidare på varandras idéer tills man hittar en bra lösning. I efterhand brukar det se väldigt logiskt och kanske till och med systematiskt ut.
Spridning
Prestigelöshet leder till att nya bra lösningar kopieras och sprider sig. Om den interna rörligheten är god, tar de goda lösningarna gradvis över i hela organisationen.
Efterhandskonstruktion
Ibland går den formella styrningen in i efterhand och formaliserar en Emergent Strategy, men det behövs inte alltid.
Divergerar – konvergerar
När utvecklingen är snabb så kommer arbetssätt och metoder att variera ganska mycket inom företaget. Dynamiska perioder varvas med perioder då man arbetar mer enhetligt. Man ömsom divergerar – ömsom konvergerar sitt arbetssätt.
Ledningens roll
Det här är svårt – ledningen måste hålla balansen mellan att ge vägledning och att släppa loss goda krafter, mellan att planera och att kunna ta det som kommer, mellan att ingripa när ohälsosamma strategier dyker upp och att inte ha för mycket förutfattade meningar om vad som är hälsosamt.
I motsats till en vanlig, linjär, utvecklingsprocess så är denna mer som mönsterigenkänning där ledare plockar upp och förstärker gynnsamma mönster utifrån och inifrån organisationen. Mintzberg skriver att (fritt översatt):
”Här finner man den märkliga situationen att ledarna reviderar sina intentioner så att de överensstämmer med det beteende som organisationen redan har utvecklat. Men detta är endast märkligt utifrån det traditionella ledarskapets perspektiv.”
Ledarna måste veta när man ska stå emot förändringar för att försvara verksamhetens effektivitet och när man ska uppmuntra jakten på nya lösningar. Ibland är det klokare att exploatera en lösning som fungerar tillräckligt bra, ibland är det dags för förnyelse.
Min egen reflektion, efter att ha sett det här i många snabbväxande företag, är att det ibland uppstår en Emergent Strategy för att ledningen inte hinner styra upp verksamheten. Engagerade medarbetare ser behovet av utveckling och sätter igång i alla fall. Om medarbetarna förstår verksamheten tillräckligt väl så kan det gå hur bra som helst.
Lärdomar
Strategisk utveckling behöver inte ske uppifrån och ner, Intended Strategy. Det kan ändå vara systematiskt.
Nyckeln är i samspelet mellan ledningens intention och medarbetarnas initiativ. En tydlig intention gör initiativen bättre. Goda initiativ förbättrar intentionens riktning och tydlighet.
Emergent Strategy är ett begrepp som beskriver systematiskt strategiskt arbete på många ställen samtidigt – Multi Point Development.
Om författaren Henry Mintzberg
Henry Mintzberg är en kanadensisk professor (McGill University i Montreal) som skrivit om organisationsformer och deras olika sätt att bedriva strategiarbete. Han var tidig med att ta avstånd från den överdrivna tron på detaljerad formell styrning som var allenarådande när han började forska på 70-talet.
Köp boken ”Mintzberg on Management” på Adlibris här, eller på Bokus här.